Pikkujoulut itse vai valmiina? Vertailu yritykselle

Kannattaako yrityksen pikkujoulut järjestää itse vai ostaa valmiina pakettina? Vertailemme ajankäytön, riskit ja hinnan – katso kumpi sopii teille.

Kannattaako yrityksen pikkujoulut järjestää itse vai ostaa valmiina?

Lyhyt vastaus: jos tiimillänne on aikaa, kontakteja ja joku joka voi omistaa projektin viikkojen ajan, itse järjestäminen voi olla halvempi vaihtoehto. Useimmille yrityksille valmis paketti on kuitenkin nopeampi, ennustettavampi ja lopulta myös edullisempi, kun lasketaan mukaan käytetty työaika. Alla käydään läpi molempien vaihtoehtojen edut, haitat ja se, milloin kumpikin kannattaa valita.

Mitä pikkujoulujen järjestäminen itse oikeasti vaatii?

Itse järjestettynä pikkujoulut eivät ole yksi tehtävä, vaan projekti, joka koostuu useasta erillisestä palasta:

• Tilan etsiminen ja varaaminen (usein useita puheluita ja sähköpostia, erityisesti loka–marraskuussa kun hyvät tilat varataan nopeasti)

• Ohjelman suunnittelu ja ohjelmapalvelun kilpailutus

• Ruokailun ja tarjoilun järjestäminen, erityisruokavaliot huomioiden

• Kuljetusten selvittäminen, jos tila ei ole kävelymatkan päässä

• Aikataulun ja illan juonnon suunnittelu

• Yhteydenpito kaikkien toimijoiden välillä ja varasuunnitelma, jos jokin menee pieleen

Käytännössä tämä tarkoittaa, että joku organisaatiosta – usein HR, assistentti tai esihenkilö – käyttää tähän useita työpäiviä oman työnsä ohessa. Riski on myös se, että vastuuhenkilö joutuu illan aikana hoitamaan käytännön asioita oman osallistumisensa sijaan.

Mitä valmis pikkujoulupaketti sisältää?

Valmiissa paketissa tila, ohjelma, tarjoilut ja usein myös kuljetus järjestetään yhdestä

paikasta. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Yksi yhteyshenkilö koko järjestelyn ajan

• Valmiiksi testattu ja toimiva kokonaisuus, ei erillisiä toimittajia sovitettavana yhteen

• Ohjelma, joka on suunniteltu skaalautumaan pienestä tiimistä isompaan porukkaan

• Mahdollisuus vaikuttaa sisältöön, mutta ei tarvetta suunnitella kaikkea alusta asti

• Vastuuhenkilö pääsee itsekin nauttimaan illasta järjestelyjen sijaan

Milloin itse järjestäminen kannattaa?

Itse järjestäminen voi olla järkevä valinta, jos:

• Tiimi on pieni (esimerkiksi 15–20 henkeä) ja tila löytyy helposti omista verkostoista

• Joku organisaatiosta pitää tapahtumien järjestämisestä ja haluaa hoitaa sen

• Budjetti on hyvin tiukka ja aikaa on käytettävissä runsaasti etukäteen

Milloin valmis paketti kannattaa?

Valmis paketti on useimmiten parempi valinta, kun:

• Aikaa järjestelyihin ei juuri ole, ja pikkujoulut pitäisi saada hoidettua nopeasti

• Ryhmäkoko on suurempi (esimerkiksi 50–100 henkeä), jolloin logistiikka monimutkaistuu nopeasti

• Halutaan varmuus siitä, että ilta sujuu ilman yllätyksiä

• Vastuuhenkilö haluaa myös itse nauttia illasta, ei juosta järjestelyjen perässä

Paljonko kumpikin maksaa?

Itse järjestettynä suorat kulut voivat näyttää pienemmiltä, mutta laskuun kannattaa lisätä

käytetty työaika: jos järjestelyihin kuluu esimerkiksi kolme työpäivää, se on todellinen

kustannus siinä missä tila- tai ohjelmavuokrakin. Valmiissa paketissa hinta on tyypillisesti

kiinteä ja sisältää tilan, ohjelman ja tarjoilut samassa hinnassa [tarkista hinta yrityksen

nykyisen hinnoittelun mukaan]. Tämä tekee budjetoinnista helpompaa ja kulujen

vertailusta läpinäkyvämpää etukäteen.

Yhteenveto

Molemmat vaihtoehdot voivat toimia – valinta riippuu ennen kaikkea käytettävissä olevasta

ajasta ja ryhmän koosta. Jos haluatte välttää järjestelyjen stressin ja saada kaiken kerralla

yhdeltä toimijalta, valmis paketti on useimmiten vaivattomin tapa varmistaa onnistunut ilta.

Tutustu Offsite Eventsin pikkujoulupaketteihin tai pyydä alustava suunnitelma omalle porukallenne.