Pikkujoulut isolle porukalle – 50–100 hengen tilaisuus
Järjestättekö pikkujoulut 50–100 hengen henkilöstölle? Näin onnistut tilan,
ohjelman ja aikataulun kanssa – ilman järjestelyjen stressiä.
Isoon porukkaan pikkujoulut onnistuvat parhaiten, kun tila, ohjelma ja tarjoilut on mitoitettu
alusta asti oikeaan ryhmäkokoon – ei säädetty jälkikäteen pienempää tilaisuutta
suuremmaksi. Avainasioita ovat riittävän tilava tila, ohjelma joka toimii isolla porukalla
ilman pitkiä odotuksia, ja se, että kaikki osa-alueet järjestyvät samasta paikasta.
Miksi 50–100 hengen pikkujoulut vaativat erilaista suunnittelua?
Pienessä porukassa moni asia hoituu itsestään: kaikki mahtuvat samaan pöytään, ohjelma
etenee luontevasti ja aikataulu joustaa. Isommassa ryhmässä nämä asiat pitää suunnitella
tietoisesti.
Tyypillisiä haasteita, jotka nousevat esiin vasta ison ryhmän kohdalla:
Tila näyttää sopivalta kuvissa, mutta on käytännössä ahdas 80 hengen illalliselle
Ohjelma, joka toimii 20 hengelle, ei skaalaudu suoraan 80–100 henkeen ilman muokkausta
Ruokailu venyy, jos keittiö ei ole mitoitettu suurelle porukalle
Kuljetukset ja aikataulut vaativat enemmän koordinointia, kun väkeä on paljon
Näiden takia isolle porukalle kannattaa valita kumppani, jolla on kokemusta nimenomaan
suurempien ryhmien tapahtumista – ei vain pienten tiimi-iltojen järjestämisestä.
Millainen tila sopii isolle porukalle?
Tilan valinta on ison tilaisuuden tärkein yksittäinen päätös. Hyvässä tilassa on:
Riittävästi neliöitä sekä ruokailulle että ohjelmalle ilman ahtautta
Selkeä pohjaratkaisu, jossa ohjelma ja illallinen voidaan järjestää sujuvasti peräkkäin tai rinnakkain
Toimiva keittiö- ja tarjoilukapasiteetti isolle henkilömäärälle
Hyvät kulkuyhteydet ja riittävästi vaatesäilytystä, ettei jono muodostu heti ovella
Vinkki: Pyydä aina pohjapiirros tai käy paikan päällä ennen varausta, jos tilaisuuteen
osallistuu yli 50 henkeä. Kuvat voivat näyttää tilavammalta kuin tila todellisuudessa on.
Millainen ohjelma toimii isolle ryhmälle?
Isossa ryhmässä toimivat parhaiten ohjelmat, joissa kaikki pääsevät osallistumaan yhtä
aikaa – ei ohjelmia, joissa porukka joutuu jonottamaan vuoroaan.
Isolle porukalle hyvin toimivia ohjelmavaihtoehtoja:
Tiimikilpailut ja pelit, jotka on suunniteltu useille pienryhmille yhtä aikaa
Yhteinen viihdeohjelma (esim. esiintyjä tai juontaja), joka tavoittaa koko salin kerralla
Rentoutta korostava iltaohjelma, jossa aktiviteetti on kevyt eikä vaadi tarkkaa aikataulutusta
Vältä ohjelmia, jotka on suunniteltu 15–20 hengelle ja joita yritetään venyttää sellaisenaan
80–100 hengelle – lopputulos on usein pitkät jonot ja turha odottelu.
Paljonko 50–100 hengen pikkujoulut maksavat?
Hinta riippuu ryhmäkoosta, ohjelman laajuudesta ja tarjoilujen tasosta. Isommalla ryhmällä
hinta per henkilö on usein maltillisempi kuin pienellä ryhmällä, koska kiinteät kustannukset
(esim. tila, henkilökunta) jakautuvat useammalle osallistujalle.
50 hengen pikkujoulut alkaen 120 €/hlö.
100 hengen pikkujoulut alkaen 80 €/hlö.
Kysy aina tarjous omalla henkilömäärällä – valmiiden pakettien hinnat ovat suuntaa
antavia, ja lopullinen hinta tarkentuu ohjelman ja tarjoilujen mukaan.
Mitä kannattaa sopia etukäteen, kun porukka on iso?
Mitä isompi ryhmä, sitä tärkeämpää on sopia asiat selkeästi jo ennen tilaisuutta. Tarkista ainakin nämä:
Tilan maksimikapasiteetti: Varmista, että se kattaa koko osallistujamäärän mukavasti
Ruokailun aikataulu: Isossa ryhmässä tarjoilu vie enemmän aikaa – varaa riittävästi aikaa
Erityisruokavaliot: Kerää tiedot etukäteen, jotta keittiö ehtii varautua
Ohjelman skaalautuvuus: Kysy suoraan, onko ohjelma testattu vastaavan kokoisille ryhmille
Kuljetukset: Sovi yhteiskuljetuksesta, jos osallistujat tulevat useasta pisteestä
Yksi kumppani, ei kymmentä puhelinsoittoa
Kun porukka on iso, järjestelyjen koordinointi itse vie helposti moninkertaisesti aikaa
verrattuna pieneen tiimi-iltaan. Offsite Events kokoaa tilan, ohjelman, tarjoilut ja
tarvittaessa kuljetukset saman katon alle, jolloin teidän ei tarvitse hoitaa erikseen jokaista
osa-aluetta – saavutte paikalle ja nautitte illasta koko porukan kanssa.
